Kreativiti Dan Inovasi Dalam Tugas Pentadbiran

 

Bagaimana mencernakan kreativiti dan inovasi dalam menjalankan tugas? Persoalan ini berlegar dalam banyak minda pentadbir sejak SPPU mula dilaksanakan kerana ini merupakan salah satu daripada kategori yang dinilai dan diberi markah. Selain itu perkara ini sudah menjadi lumrah dalam temuduga kenaikan pangkat bilamana calon diminta menyatakan tindakan yang telah dibuat yang boleh dikategorikan sebagai ada kreativiti dan menjana inovasi dalam menjalankan tugas harian untuk dipertimbangkan sebagai kelebihan kepada calon berkenaan.

 

Jikalau pensyarah merasakan penilaian paling berat merupakan penghasilan banyak penerbitan dalam jurnal berimpak tinggi dan rujukan atau petikan (citation) yang tinggi, bagi pentadbir pula menunjukan kreativiti dan menyenaraikan inovasi dalam tugas boleh dikira yang paling sukar untuk dinyatakan. Bagaimana boleh jadi begini dan bagaimana cara menyelesaikannya?

 Peranan pentadbir rata-rata melaksanakan tugas secara rutin berdasarkan tanggung jawab yang telah tersenarai dan meneruskan tindakan yang diperturunkan menurut amalan sejak sekian lama. Justru keperluan menunjukan kreativiti dan mencipta sesuatu yang baru bukanlah menjadi keutamaan. Malah dalam banyak hal cubaan menjadi kreatif tidak dibenarkan sama sekali jika ketuanya tidak membenarkan. Lantaran itu ada pentadbir yang berselindung di sebalik kedudukan ini untuk tidak mencuba sebarang bentuk kreativiti mahupun inovasi dan kekal berada dalam zon selesa sehingga pencen.

 Namun di sebalik kesukaran ini disiplin pengurusan masakini memerlukan pentadbir lebih kreatif dan mencari peluang dan ruang untuk berinovasi dalam setiap langkah dan segenap tindakan bagi meningkatkan produktiviti, efisiensi dan kualiti. SPPU dan sesi temuduga merupakan contoh dua bentuk semakan dan sekatan yang menyuntik kesedaran kepada hakikat ini. UKM ingin melihat para pentadbir kreatif dalam tugas dan berinovasi mencipta pendekatan baru dalam melaksanakan peranan dan menghayatinya sebagai amalan jatidiri yang boleh menyerlahkan karektor, personaliti, komitmen dan rasa tanggungjawab meningkatkan citra serta jenama organisasi (UKM as a brand). Ringkasya UKM mengharapkan para pentadbir membantu menjadikan dan menyerlahkan UKM sebagai majikan terpilih atau employer of choice.

 Mencernakan kreativiti dan inovasi bukanlah sesuatu yang sukar sekiranya pentadbir berfikir. Maksud berfikir bukanlah berfikir cara biasa atau pada tahap yang biasa. Pentadbir perlu berfikir secara kritikal iaitu berfikir secara tertumpu bertujuan membuat pertimbangan dan bagi mencapai sesuatu keputusan. Satu defisini oleh Michael Scriven and Richard Paul menyebut:

 

Critical thinking is the intellectually disciplined process of actively

and skillfully conceptualizing, applying, analyzing, synthesizing,

and/or evaluating information gathered from, or generated by,

observation, experience, reflection, reasoning, or communication,

as a guide to belief and action.(ruj. Googles)

 Secara perspektifnya pentadbir perlu melihat sesuatu fenomena itu sebagai sesuatu yang mengasyikkan yang ada rasional di sebalik kejadiannya dan teruja untuk berfikir secara berstruktur mencari jawapan kepada persoalan yang timbul di dalam kepala. Setelah mendapat jawapan pentadbir harus terus berfikir bagaimana mengubah, membaiki dan mencipta sesuatu yang lebih baik daripada apa yang ada. Rentetan daripada itu pentadbir tidak berhenti di situ sahaja tetapi terus berperanan membuat pengkajian bagi mendapatkan maklumbalas dan melakukan tindakan penambahbaikan susulan bagi mempertingkatkan lagi pencapaian, keberkesanan dan penjenamaan sehingga menjadi sesuatu yang berkualiti dan meningkat secara berterusan.

 Adakalanya dapat diperhatikan pentadbir melakukan sesuatu yang bolehditakrifkan sebagai kreatif dan boleh dikategorikan sebagai suatu inovasi namun pentadbir berkenaan tidak sedar bahawa apa yang dilakukannya itu adalah sesuatu yang kreatif dan berinovatif sehingga diberitahu. Seorang pemenang Anugerah Nobel ada menyebut bahawa sebelum memulakan setiap penyelidikan beliau telah membayangkan hasilnya sebagai satu bentuk inovasi yang mencipta benda baru. Tidak ramai di antara kita berfikir sedemikian, sebab itulah hanya segelintir yang menang anugerah paling berprestij itu.

Dalam senario tugas, pentadbir yang mengamati dan berfikir akhirnya boleh  mencipta sesuatu yang baru dan berinovasi. Misalnya pentadbir Bahagian Latihan telah berfikir sesuatu yang sangat mudah atau kecil sahaja saiznya namun memberi kesan yang berguna. Tanda nama yang diciptanya telah menjadi pemenang inovasi dalam anugerah Bestari 2009. Kalau dahulu tanda nama peserta ditulis tangan, disematkan di baju boleh membuat baju kotor atau diletakkan di atas meja menggunakan plastik menuntut perbelanjaan yang lebih besar. Yang lebih penting lagi tanda nama baru ini dimuatkan dengan maklumat penting tentang kursus, tentang sekretariat dan organisasi. Sesuatu yang ringan, mudah alih, cantik, kemas dan padat berinformasi.

 

Bagaimana pula pentadbir di bahagian-bahagian lain? Tugas-tugas lain? Ada atau tidak ruang untuk berfikir, berkriatif dan berinovasi? Tentunya ada, tinggal lagi langkah perlu dimulakan dan tindakan susulan perlu dilaksanakan. Jika diikuti perbincangan setakat ini pentadbir sepatutnya sudah dapat membayangkan langkah yang perlu diambil selaras dengan langkah yang disebutkan di atas. Bermula dengan melihat, memerhati, menilai tentang fenomena di sebalik kejadian, berfikir bagaimana menambah baik dan akhirnya berani mangambil tindakan yang perlu adalah asas kepada kreativiti dan penciptaan inovasi. Selepas membaca ruang ini, semua pentadbir harus menyimpan hasrat untuk memulakan tindakan bermula dengan berfikir secara kritikal terhadap persekeliling masing-masing. Tugas yang sekarang kelihatannya rutin boleh menjana kreativiti dan inovasi sekiranya diamati setiap langkah dan prosidurnya.

 

Seorang pentadbir mendatangi saya menyatakan kesukaran mendaftarkan kreativiti dan inovasi dalam borang penilaian SPPU beliau. Saya minta diberitahu apakah tugas beliau sekarang dan saya amati setiap perkara tang disebut. Paling terkini beliau sedang merancang bagaimana mengatasi masalah pelajar UKM yang belajar di Negara lain sebelum pulang kembali ke UKM menyambung pengajian setelah setahun mengikuti program pertukaran pelajar.

Menurut beliau laporan ada menyebut bahawa pelajar sebegini ketinggalan banyak maklumat tentang UKM dan Negara setelah setahun berada di luar Negara dan perlu diberi pendedahan semula. Saya bertanya lagi, apakah cadangan beliau? Beliau bercadang menganjurkan sesi pendedahan di luar Negara iaitu di tempat pelajar itu sedang berada sebelum mereka kembali ke

tanah air. Saya kira ini adalah satu tindakan yang kreatif dan penuh berinovasi. Pentadbir ini sedar akan masalah yang wujud dan berfikir cara mengatasinya dan memajukan cadangan menyelesaikannya. Selepas mendapat lampu hijau daripada pihak pengurusan, saya percaya beliau dan rombongan akan ke luar Negara meneruskan usaha tersebut. Daripada pendedahan cerita ini kita dapat perhatikan bahawa pentadbir ini telah melakukan sesuatu yang kreatif dan berinovasi. Kisah ini memberi gambaran

sesuatu yang baru yang belum wujud telah berlaku hasil pemikiran pentadbir ini setelah beliau melihat masalah dan berfikir cara mengatasinya. Beliau boleh daftarkan ini sebagai inovasi dalam borang SPPU beliau. (Jika melalui pendekatan coaching saya akan meneruskan pertanyaan bagaimana agaknya cara sesi pendedahan itu nak dikendalikan? Beliau tentunya bercadang membawa bersama beberapa orang yang berkaitan untuk memberi ceramah. Saya akan kata bagus cadangan itu, tapi kalau saya, saya akan lihat pendekatan yang digunakan oleh agensi-agensi lain misalnya Jabatan Imigresen yang mengadakan kursus asimulasi orang luar yang memohon kerakyatan Malaysia dan melihat bagaimana pengisian dan pelaksanaanya. Sasarannya berbeza namun pastinya matlamat untuk memberi maklumat terkini tentang peraturan (UKM dan Negara) dan pelbagai maklumat terkini yang lain adalah sama justru pendekatan tersebut boleh dirujuk dan dijadikan panduan.)